Outsourcing sprzątania w firmie - kalkulacja vs zatrudnienie własnej sprzątaczki
Czy firma sprzątająca jest droższa od etatu? Konkretna kalkulacja na rok 2026: koszty pracownika (umowa + ZUS + urlop + zastępstwa + środki) vs faktura VAT od profesjonalnej firmy. Wynik często zaskakuje.
Pytanie "własna sprzątaczka czy firma sprzątająca" wraca u nas regularnie. Większość firm intuicyjnie sądzi, że własny pracownik jest tańszy. Tak było 10 lat temu - dziś przy aktualnych stawkach minimalnych, kosztach ZUS i wymaganiach BHP rachunek się odwrócił. Robimy uczciwą kalkulację dla biura 200 m² obsługiwanego 3x w tygodniu po 2 godziny.
Wariant 1: zatrudnienie sprzątaczki na umowę o pracę (1/4 etatu)
Sprzątanie 6 godzin tygodniowo = ok. 26 godzin miesięcznie. Przy stawce 28 zł brutto/h (rynek 2026) to 728 zł brutto miesięcznie. Wydaje się tanie, ale to dopiero początek:
| Pozycja kosztowa | Miesięcznie | Rocznie |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto pracownika | 728 zł | 8 736 zł |
| Składki ZUS pracodawcy (20,9%) | 152 zł | 1 826 zł |
| Składka na PPK (1,5% pracodawcy) | 11 zł | 132 zł |
| Urlop wypoczynkowy (płatny, średnio 1,5 mies. w roku) | 125 zł | 1 500 zł |
| Zastępstwo na czas chorobowego (średnio 7 dni) | 85 zł | 1 020 zł |
| Środki czystości i sprzęt | 180 zł | 2 160 zł |
| Odzież ochronna, BHP, szkolenia | 40 zł | 480 zł |
| Koszt rekrutacji (rozłożony na rok) | 85 zł | 1 020 zł |
| Koszt zarządzania (administracja kadrowa) | 50 zł | 600 zł |
| SUMA | 1 456 zł | 17 474 zł |
Wariant 2: firma sprzątająca z fakturą VAT
Ta sama usługa (biuro 200 m², 3x w tygodniu, 6h tygodniowo) zlecona profesjonalnej firmie sprzątającej na Śląsku to obecnie 1 100-1 400 zł netto miesięcznie. Roczny koszt: 13 200-16 800 zł netto. Po odliczeniu VAT 23% przy działalności VAT-owej koszt netto firmy: ok. 13 200-16 800 zł.
| Wariant | Roczny koszt brutto | Roczny koszt netto (po VAT) | Ryzyko |
|---|---|---|---|
| Własna sprzątaczka 1/4 etatu | 17 474 zł | 17 474 zł | Wysokie (chorobowe, urlop, rotacja) |
| Firma sprzątająca (faktura VAT) | 16 236 zł brutto | 13 200 zł netto | Niskie (gwarancje umowne) |
| Oszczędność | - | 24-32% | - |
Co dostaje się dodatkowo z firmą sprzątającą?
- Zastępstwo w razie urlopu/choroby (gwarantowane umową, nie Twój problem)
- Ubezpieczenie OC wykonawcy na wypadek szkód (poproś o kopię polisy)
- Wszystkie środki, sprzęt i materiały w cenie (nie kupujesz odkurzaczy, mopów, środków)
- Faktura VAT 23% - pełen odpis kosztu w księgowości
- Brak zobowiązań kadrowych (umowy, ZUS, PIT-11, świadectwa pracy)
- Profesjonalne szkolenie pracowników (BHP, środki, procedury)
- Kontrola jakości przez koordynatora (nie musisz osobiście sprawdzać)
- Skalowalność - rozszerzasz/zmniejszasz zakres bez kosztów rekrutacji
Kiedy mimo wszystko warto mieć własnego pracownika?
Kilka sytuacji uzasadnia zatrudnienie własnej osoby:
- Bardzo duży zakład (500+ pracowników) - skala uzasadnia własną brygadę sprzątającą
- Specyficzne wymagania bezpieczeństwa (np. obiekty wojskowe, archiwa państwowe) - własny pracownik z poświadczeniem
- Specyficzne procesy produkcyjne - dedykowana osoba znająca specyfikę zakładu
- Firma rodzinna w domu właściciela - osobiste preferencje
Dla 95% firm sektora MŚP (mikro, małe, średnie przedsiębiorstwa) ekonomicznie i operacyjnie sensowniejsze jest zlecenie sprzątania firmie zewnętrznej. Liczby się zgadzają, ryzyka zminimalizowane, faktura VAT odliczalna.
Poradniki serwisu SprzatanieSlask.pl o sprzątaniu biur, domów, hal i wspólnot mieszkaniowych. Ceny w artykułach są orientacyjne, dokładna wycena po oględzinach.
